【協同組合】複雑な割戻し計算を自動化し、郵送費もカット。組合の請求事務負担が「半減」したWEB明細化

導入前の課題

「組合手数料の計算」と「紙の請求書・利用明細の印刷・郵送」に要する膨大なコスト

当組合は、約100社の組合員企業に向けてETCコーポレートカードの共同購買事業を運営しています。毎月NEXCOから届く膨大な利用データをもとに、組合員各社への請求書と明細書を作成していましたが、その事務作業量は限界に達していました。

特に大変だったのが、組合独自の**「手数料計算・割戻し計算」**を組合員ごとに適用し、正確に割り振る作業です。

さらに、作成した大量の紙の請求書・利用明細書を印刷し、1社ずつ封筒に入れて切手を貼り、郵送する作業にも多大な時間と費用（毎月の郵送費や人件費）がかかっており、ペーパーレス化（WEB明細化）が急務となっていました。

導入の決め手

組合の割戻しシステムに標準対応。さらに会員への「オンラインWEB発行」が標準装備だったこと

いくつかのシステムを検討しましたが、一般企業向けのものばかりで「協同組合特有の計算ルール」に対応していない、あるいは個別のシステム開発（カスタマイズ）が必要で高額な見積もりになることばかりでした。

しかし、このシステムは、最初から**「協同組合向けの手数料・割戻し計算機能」が標準搭載**されていました。

さらに、最大の課題であった「郵送」を無くすための**「オンラインWEB発行機能（WEB明細）」**も含まれており、組合員各社に独自のマイページを用意して、そこから直接PDFデータをダウンロードしてもらえる点が決め手となりました。

導入効果

郵送コストを完全ゼロ化。請求に追われる時間が半分以下になり、組合員へのサポートに注力可能に

• 印刷・封入・郵送作業からの解放： これまで数日がかりで行っていた印刷、折り畳み、封入、郵便局への持ち込み作業が完全にゼロになりました。これにより事務負担は半分以下に軽減されました。
• 年間数十万円のコストカット： 毎月発生していた切手代や封筒代、プリンターのトナー代などが一掃され、年間で大きな経費削減を実現しました。
• 組合員側も大満足： 組合員企業側からも「これまで郵送で中旬まで届かなかった明細が、月頭すぐにWEBからPDFでダウンロードできるようになったため、月次決算の早期化に繋がった」と非常に喜ばれています。